Sprawozdania finansowe w Sp. z o.o. po zmianach.

Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego ciąży na każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 49 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości).

 

Termin na jego sporządzenie wynosi 3 miesiące od dnia bilansowego (31 marzec, w razie pokrywanie się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym). Następnie należy je przedstawić walnemu zgromadzeniu wspólników nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (30 czerwca, w razie pokrywanie się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym)

Po zatwierdzeniu sprawozdania należy je złożyć wraz z uchwałą je zatwierdzającą do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni (15 lipca, w razie pokrywanie się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym). 

Począwszy od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe składa się tylko w formie elektronicznej, poprzez usługę "Repozytorium Dokumentów Finansowych" z portalu eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości. W tym celu konieczne jest założenie konta na owym portalu, w systemie S24. Jest to bezpłatne. 

Zawartość sprawozdania finansowego składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz z informacji dodatkowej. Szczegółowy zakres informacji znajduje się w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (znajduje się on na sam koniec jednolitego tekstu tej ustawy, na jej 63 stronie). 

Na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się wyłącznie określonym przez Krajową Administrację Skarbową formacie i strukturze logicznej. Wymagany jest format XSD (XML Schema Deifinition).  Struktura logiczna jest zaś dostępna na stronie Krajowej Administracji Skarbowej, pod postacią plików w formacie xsd. Jest to zazwyczaj plik JPK_SF, choć czasami mogą to być 3 pliki, po jednym na każdą część sprawozdania - JPK_BL, JPK_RZiS i JPK_ID. Regulacji dotyczących formatu i struktury logicznej nie stosuje się do tych spółek, które używają Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. 

Sprawozdanie osoba uprawniona do jego złożenia musi opatrzeć elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP. 

Kwestię osób uprawnionych do złożenia sprawozdania w systemie eKRS reguluje art. 19e ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - jest to "co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator." 
Przepis ten w przyjętym 1 października 2018 roku był bardzo krzywdzący dla spółek, w których zarządach zasiadają wyłącznie cudzoziemcy, wysoce utrudniając im złożenie sprawozdania. Dlatego też 1 kwietnia 2019 roku weszła "nowelizacja nowelizacji", która wprowadziła ust. 3a do art. 19e ww. ustawy, stanowiący, ze sprawozdanie może też złożyć odpowiednio umocowany adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. 

Złożenie sprawozdania do systemu eKRS jest bezpłatne w wypadkach określonych w ust. 2 art. 19e ww. ustawy, zaś w razie adwokata, radcy prawnego lub prawnika zagranicznego kosztuje to 140 złotych. Na tą sumę składa się opłata sądowa i opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. 

Nowelizacja z 1 października 2018 r. spowodowała, że nie jest wymagane osobne przedstawienie sprawozdania finansowego urzędowi skarbowemu – zrobi to za nas KRS. 

W razie naruszenia przepisów o składaniu sprawozdań finansowych konsekwencje grożą zarówno spółce, jak i zarządowi. Naruszenie przepisów technicznych skutkować będzie odrzuceniem sprawozdania i koniecznością ponownego jego wysłania. Jeśli spółka nie złoży sprawozdania w terminie, to KRS wezwie ją do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia (tzw. postępowanie przymuszające) pod groźbą kary lub rozwiązania spółki. Ową karą jest kara grzywny lub ograniczenia wolności nakładana na członka zarządu. Rozwiązania zaś sąd dokonuje z urzędu, jeśli pomimo wezwania spółka nie złożyła sprawozdania rocznego. Postępowanie likwidacyjne nie jest wówczas prowadzone, w związku z tym grzywny nie muszą być jedyną konsekwencją finansową dla członka zarządu - jeśli długi spółki przekraczają wartość jej aktywów, to jej wierzyciele mogą zaspokoić się z majątku osobistego członków jej zarządu! W razie problemów ze złożeniem sprawozdania finansowego sąd może też ustanowić kuratora osoby prawnej, co z pewnością nie pomoże reputacji spółki.