Prowadzenie działalności gospodarczej przed wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Dość często spotykam się z sytuacją, kiedy osoby zawiązujące Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, potrzebują podjąć działalność gospodarczą w zasadzie natychmiast po zawarciu umowy spółki. Właściwie pierwszym pytaniem po podpisaniu umowy jest to, jak długo trzeba czekać na wpis do KRS i dlaczego to trwa aż miesiąc lub dłużej. Faktycznie, gdy chodzi o łódzki Rejestr Przedsiębiorców, na wpis nowo powstałej spółki trzeba uzbroić się w cierpliwość - poczekamy to około miesiąc. Na szczęście spośród wszystkich wniosków wpływających do Sądu, wnioski o rejestrację nowej spółki, zawsze mają pierwszeństwo. Nie zawsze przedsiębiorcy mogą czekać aż tyle. Przypomnę jedynie, że obecnie, mamy zasadę jednego okienka w KRS, co oznacza m. in. to, że to za pośrednictwem sądu rejestrowego uzyskamy numer NIP i REGON dla spółki. Jednak czy zawsze musimy czekać miesiąc na wpis do KRS, by faktycznie rozpocząć działalność gospodarczą? Absolutnie nie!

UWAGI OGÓLNE

Spółki kapitałowe, w przeciwieństwie do spółek osobowych, z racji swojej konstrukcji, umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej jeszcze przed uzyskaniem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z treścią art. 161 § 1 k.s.h., już z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Z tą chwilą spółka może faktycznie i rzeczywiście rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce?

1. Spółka z o.o. w organizacji z chwilą zawarcia umowy staje się jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje jednak zdolność prawną. Jest to jednak forma przejściowa spółki, umożliwiająca jej dokonywanie pewnych czynności jeszcze przed rejestracją w KRS.
2. Spółka z o.o. w organizacji, zgodnie z treścią art. 11§1 k.s.h. może nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Zatem ma ona pełną zdolność prawną oraz zdolność sądową. Zdolność ta ma charakter bezwarunkowy, co oznacza, że nie jest uzyskiwana przez spółkę z o.o. w organizacji pod warunkiem zawieszającym uzyskania wpisu do KRS.
3. Zgodnie z art. 14 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, spółka kapitałowa w organizacji może podjąć działalność gospodarczą przez uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców.

UWAGI PRAKTYCZNE, 

czyli jak krok po kroku rozpocząć faktycznie działalność gospodarczą w sp. z o.o. w organizacji

Niejednokrotnie zdarzyło mi się, w charakterze pełnomocnika spółki, dopełniać kilku urzędowych formalności, które są niezbędne do funkcjonowania spółki z o.o. w organizacji, w szczególności do zawierania umów z kontrahentami.

Krok 1

Ustalenie osób uprawnionych do reprezentacji. 

Pamiętajmy, aby zawiązując spółkę z o.o. u Notariusza, od razu w tym samym akcie notarialnym powołać pierwszy zarząd Spółki. Jest to bardzo istotne, bowiem każda instytucja czy urząd, przed załatwieniem danej sprawy, będzie weryfikować przede wszystkim osoby uprawnione do reprezentowania spółki z o.o. w organizacji. Podstawowym dokumentem, jakim będziemy dysponować, jest wypis aktu notarialnego - umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wraz z pierwszą uchwałą wspólników dotyczącą powołania zarządu. Jeśli wspólnicy nie powołają w dniu zawiązania umowy spółki z o.o. zarządu, powinni jednomyślną uchwałą powołać pełnomocnika uprawnionego do reprezentowania spółki z o.o. w organizacji.

Krok 2

Uzyskanie numeru REGON.  

W tym celu należy udać się właściwego miejscowo Urzędu Statystycznego, wypełnić wniosek RG - OP (wniosek powinien podpisać członek zarządu uprawniony do reprezentacji lub pełnomocnik). Do wniosku należy załączyć wypis aktu notarialnego - umowy spółki z o.o. w kserokopii. Jednak zawsze miejmy przy sobie oryginał wypisu, ponieważ urzędnicy w zasadzie zawsze żądają wglądu do oryginału wypisu. Poza tym, potrzebny będzie również dowód osobisty członka zarządu lub pełnomocnika. Zaświadczenie o nadaniu numeru REGON otrzymamy w Urzędzie Statystycznym od ręki.

Krok 3

Uzyskanie numeru NIP. 

Aby uzyskać numer NIP, należy udać się do Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki z o.o. Jakie dokumenty będą potrzebne? Poza kserokopią wypisu aktu notarialnego - umowy spółki (oryginał obowiązkowo do wglądu), potrzebne będzie zaświadczenie o nadaniu numeru REGON  uzyskane w Urzędzie statystycznym oraz oryginał umowy stanowiącej tytuł prawny do lokalu lub nieruchomości, gdzie mieścić się będzie adres siedziby spółki oraz oświadczenie, iż nie wystąpiliśmy jeszcze z wnioskiem o zarejestrowanie spółki w KRS. 

A zatem na tym etapie, musimy wiedzieć gdzie będzie mieścił się adres siedziby spółki. Pamiętajmy, że siedzibą spółki jest miejscowość, określona w umowie spółki, natomiast w umowie tej nigdy nie wpisuje się adresu siedziby, ponieważ ewentualna zmiana lokalu pociągnęłaby za sobą konieczność zmiany umowy spółki, co generowałoby dodatkowe, zbędne koszty notarialne. Urząd Skarbowy wymaga określenia tytułu prawnego do lokalu - może to być np. umowa najmu, dzierżawy, użyczenia lub akt własności - umowa sprzedaży sporządzona w formie aktu notarialnego lub inny dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym będzie znajdował się adres siedziby spółki. Ma to bardzo istotne znaczenie, bowiem adres siedziby spółki warunkuje przecież właściwość miejscową danego Urzędu Skarbowego, ponadto stanowić będzie adres korespondencyjny spółki z Urzędem Skarbowym. Poza wymienionymi dokumentami, należy wypełnić druk NIP- 7. 

UWAGA! Nie polecam ściągania i drukowania druków dostępnych powszechnie w internecie, nawet na stronie Ministerstwa Finansów. Zmieniają się one w takim tempie, że czasem nawet pracownicy Urzędu Skarbowego nie wiedzą, który druk jest aktualny. Polecam poprosić o stosowny druk bezpośrednio w Urzędzie Skarbowym. 

UWAGA! Jeśli do reprezentowania spółki z o.o. w organizacji został wyznaczony pełnomocnik jednomyślną uchwałą wspólników, poza uchwałą uprawniającą go do reprezentacji spółki, musi on mieć wypełniony i podpisany przez wspólników druk pełnomocnictwa PPS - 1 lub PPO - 1. Niestety nie ma możliwości, aby ominąć ten zbędny moim zdaniem formalizm. Urzędy Skarbowe uznają wyłącznie pełnomocnictwa sporządzone przy pomocy ww. formularzy. Ponawiam uwagę dotyczącą częstotliwości zmiany formularzy. Jeśli wspólnicy wypełnią nieaktualny formularz, urzędnik go nie przyjmie.

UWAGA NA URZĘDNIKÓW!

Proszę się nie zdziwić, jeśli po wejściu do pokoju, do którego zostaliście skierowani w celu nadania numeru NIP, urzędnik powie, że „nie zajmuję się tym”, „nie proszę pani, nie da się, musi iść pani do KRS”, „urząd skarbowy nie zajmuje się nadawaniem numeru NIP, czy nie słyszała pani o nowelizacji sprzed dwóch lat? Teraz robią to sądy w KRS!”. Jeśli urzędnik odmówi nadania numeru NIP (mnie się to zdarzyło w jednym z łódzkich urzędów skarbowych), należy udać się do bezpośredniego przełożonego tego pracownika i zgłosić ten fakt. Często już samo zapytanie o przełożonego załatwia sprawę i nagle wszystkie przeszkody do nadania numeru NIP cudownie znikają. Z przykrością stwierdzam, że w większości przypadków odmowa wynika ze zwykłego lenistwa pracowników, którzy wolą wmówić petentowi, że się czegoś nie da zrobić, niż poświęcić 15 minut pracy na sprawę. Spotkałam się nawet z opinią jednego z pracowników, iż „dzisiaj się już odchodzi od spółek z o.o. w organizacji, ponieważ są tzw. spółki 24h, niech sobie pani zarejestruje przez internet”. Nie jest to prawda. Nie dajmy się nabrać! Tzw. Spółki 24h, zawierane na internetowym formularzu, nie są dobre dla wszystkich, a na pewno nie dla tych, którzy szukają konkretnych, pozakodeksowych rozwiązań i zabezpieczeń prowadzonego biznesu.

Urzędnik ma obowiązek zarejestrować numer NIP. Owszem, można to zrobić na dwa sposoby: złożyć wniosek o wpis do KRS i czekać miesiąc lub jeśli nam się spieszy - złożyć wniosek o nadanie numeru NIP w Urzędzie Skarbowym, w którym czas oczekiwania wynosi maksymalnie 3 dni. Nie dajcie sobie wmówić, że robi to tylko Sąd, pracownik w urzędzie skarbowym ma obowiązek nadać numer  NIP na wniosek spółki.

Krok 4

Rachunek bankowy.

Spółka z o.o. w organizacji może również skutecznie być posiadaczem rachunku bankowego. W większości banków, do założenia rachunku bankowego dla spółki z o.o. w organizacji, potrzebny będzie oczywiście jak zawsze, wypis aktu notarialnego - umowy spółki z o.o. oraz zaświadczenia o nadaniu numeru NIP i REGON. 

Krok 5

Uzyskanie zezwoleń, koncesji, składanie oświadczeń w Urzędzie Pracy i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Dysponując numerem NIP i numerem REGON możemy skutecznie zacząć zawierać wszelkiego rodzaju umowy z naszymi kontrahentami. Możemy zatrudnić pracowników, a także wystąpić do Urzędu Pracy z oświadczeniem o woli zatrudnienia pracownika - cudzoziemca, co da mu podstawę do uzyskania wizy wjazdowej do Polski (bardzo częsta sytuacja związana z zatrudnieniem cudzoziemców spoza UE), czy też uzyskać w ZUS tzw. zaświadczenie A1 uprawniające spółkę do oddelegowania pracownika do pracy poza granice RP.

Nie dajmy się zwieść urzędnikom, którzy z przyzwyczajenia odmawiają nam prawa do dokonywania różnych czynności prawnych, uzasadniając tym, że spółka nie jest wpisana do rejestru, a pani w okienku nie może sprawdzić, kto jest uprawniony reprezentacji, więc to tak jakby tej spółki nie było. Powołajmy się na przepisy przedstawione w uwagach ogólnych artykułu, spokojnie porozmawiajmy z kierownikiem działu - najczęściej krótka wymiana informacji i zerknięcie w przepisy rozwiązuje kłopot. Często odmowa wykonania czynności przez urzędnika wynika niekoniecznie z jego złej woli, a z braku jego wiedzy i doświadczenia w zakresie możliwości działania sp. z o.o. w organizacji.

Krok 6

Rejestracja w KRS

Stan spółki z o.o. w organizacji nie może trwać w nieskończoność. Pewność obrotu wymaga, aby w krótkim czasie po zawiązaniu spółki z o.o., została ona zarejestrowana w KRS. Pamiętajmy, że mamy na tą czynność sześć miesięcy od dnia podpisania umowy spółki. W przeciwnym wypadku umowa spółki z o.o. z mocy prawa zostaje rozwiązana oraz rozpoczyna się proces jej likwidacji. Pamiętajmy, że we wniosku o zarejestrowanie spółki w KRS, jedna z rubryk dotyczy oświadczenia, czy przed wnioskiem o wpis do KRS, występowaliśmy o nadanie numeru REGON i NIP. Jeśli wystąpiliśmy, należy te numery podać we wniosku o wpis spółki do KRS.

Nie przeciągajmy rejestracji w KRS w nieskończoność, wbrew pozorom sześć miesięcy to bardzo krótki okres. Traktujmy więc okres spółki z o.o. w organizacji jako czas na załatwienie naprawdę najpilniejszych spraw, zwłaszcza jeśli niezwłocznie potrzebujemy numeru NIP i REGON w relacjach z kontrahentami. Jednak jako priorytet traktujmy też jak najszybsze złożenie wniosku do rejestrację spółki w KRS.