Jeśli jesteś członkiem Zarządu Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to czy wiesz do kiedy reprezentujesz Spółkę?

      Zgodnie z kodeksem spółek handlowych członek Zarządu Spółki z o.o. może zostać powołany na czas określony, na czas nieokreślony lub bez wskazania czasu, na jaki został powołany.

Jeśli chcemy wprowadzić kadencyjność członków Zarządu to możemy to zrobić na różne sposoby:

albo wskazać w umowie Spółki konkretny okres czasu przez jaki członek Zarządu ma sprawować swoją funkcję np. kadencja wynosi 5 lat,

albo wskazać termin zakończenia np. do 30 maja 2019 roku,

albo nie wspominać o tym w ogóle w umowie spółki wtedy zgodnie z art. 202§1 kodeksu spółek handlowych  -„§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu”

albo wskazać i określić zdarzeniem przyszłym i niepewnym termin zakończenia sprawowania funkcji np. zakończenie pewnej inwestycji prowadzonej przez Spółkę.

Z kolei jeśli chcemy, aby Zarząd działał na czas nieokreślony to:

po pierwsze w umowie Spółki nie możemy wskazać konkretnego terminu, zdarzenia, którego nadejście spowoduje upływ kadencji,

ponadto należy za to wyraźnie wskazać w umowie Spółki, że Zarząd powołany został na czas nieokreślony – np. Każdy członek Zarządu jest powoływany przez Zgromadzenie Wspólników na czas    nieokreślony - z wyłączeniem przepisu art. 202§ 1 Kodeksu spółek handlowych, wtedy zastosowanie ma art. 202§4 k.s.h. -
§ 4. Mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.

Przy czym poglądy doktryny i linie orzecznicze nie są w kontekście tego zagadnienia jednolite – jedni przyjmują, że wskazanie czasu nieokreślonego implikuje konieczność stosowania art. 202§1 k.s.h. drudzy zaś moim zdaniem słusznie uważają, że właśnie taki zapis w umowie Spółki pozwala nam pominąć stosowanie art. 202§1 k.s.h.

Warto tutaj przytoczyć orzeczenia Sądu Najwyższego:

a)     mandat członka zarządu wygasa po pierwszym roku z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu nawet jeśli został on powołany na czas nieokreślony (uchwała Sądu Najwyższego z 21 lipca 2010 r., Sygnatura akt III CZP 23/10);

b)    po powołaniu członka zarządu na czas nieoznaczony sprawuje on swą funkcję aż do odwołania (art. 202 par. 4 k.s.h. — wyrok Sądu Najwyższego z 12 października 2011 r., Sygnatura akt II CSK 29/11).

Co w sytuacji jeśli w umowie Spółki w ogóle nie odniesiemy się do problemu kadencyjności członków Zarządu to jest nie określimy kadencji, ani nie napiszemy, że członkowie zarządu działają przez czas oznaczony?

Wówczas zastosowanie ma art. 202§1 k.s.h. – czyli - „§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu”.

     W nauce prawa zauważono, że w braku wyraźnej regulacji w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, członkowie zarządu są powołani na czas nieoznaczony, przy jednoczesnym braku wskazania, że są oni powoływani na określoną tam kadencję (np. 3 lat). Przepis art. 202 § 1 k.s.h. wprowadza domniemanie, że kadencja członka zarządu trwa jeden rok. Oznacza to, że członkowie Zarządcy muszą co roku poddać się weryfikacji wspólników. Wspólnicy niezadowoleni z pracy zarządu nie „odnowią” mandatu członkom zarządu, których roczna kadencja się zakończyła.

Teraz niektórzy z czytelników mogą przybrać zacząć nerwowo przeglądać umowy swoich Spółek w poszukiwaniu odpowiednich zapisów. Jeśli ich nie ma to kontrahenci mogliby kwestionować zawarte przez Spółkę umowy po pierwszym roku jej działalności na rynku z uwagi na brak prawidłowej reprezentacji podmiotu.

       Na szczęście na ratunek przychodzi Sąd Najwyższy, bowiem jeśli nasza Spółka jest już długo na rynku i nigdy nie podejmowano stosownych uchwał dotyczących powoływania na kolejne kadencje działającego w niej Zarządu, ani umowa Spółki nie przewidywała, że działa on przez czas nieokreślony, a także jeśli brak jest dowodu na to, aby istniały w formie pisemnej uchwały o odnowieniu członkom zarządu mandatu na kolejne kadencje (o powołaniu na kolejne kadencje), to mimo wszystko zdaniem Sądu Najwyższego nie stoi to na przeszkodzie ocenie, że Zarząd powoływany był w formie uchwał podejmowanych per facta concludentia.        
   Jeśli okoliczności faktyczne jednoznacznie wskazują na dorozumianą wolę wspólników utrzymywania składu zarządu w jego pierwotnym składzie i odnawiania mu mandatu to to wystarcza, aby uznać, że zarząd cały czas działał zgodnie z wolą wspólników i był uprawniony do reprezentacji Spółki. To stanowisko Sądu Najwyższego – wyrok z dnia 04 marca 2015 roku, Sygn. akt IV CSK 340/14, wielu zapewne uspokoi. 
Niemniej jednak pamiętajmy, że poglądy na problem są niejednolite i jeśli stosownych zapisów nie mamy to nie ryzykujmy, bo kwestia prawidłowej reprezentacji jest kluczowa dla działalności naszej Spółki.

Przy okazji przygotowywania tego artykułu pozwoliłem sobie pisać o kadencji Zarządu jako całości nie zaś poszczególnych  jego członków. Należy jednak pamiętać o treści art. 202§3 kodeksu spółek handlowych - § 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. A co za tym idzie mamy zasadę kadencji indywidualnych (w odniesieniu do czasu trwania pełnienia funkcji), która sprowadza się do tego, że każdy członek zarządu powoływany jest na określoną kadencję, która rozpoczyna się i kończy niezależnie od kadencji pozostałych członków Zarządu. Co za tym idzie można w umowie Spółki różnicować długość kadencji poszczególnych członków Zarządu.

Z uwagi na powyższe należy też pamiętać, że jeśli chcemy powołać Zarząd na wspólną kadencję, to musimy to wyraźnie napisać w umowie Spółki. Ma to o tyle istotne znaczenie, że w przypadku, gdy Zarząd tworzy Kowalski, Nowak i Michalski powołani na 3 lata wspólnej kadencji to, gdy Kowalski zostanie odwołany po roku, a w jego miejsce wejdzie Walczak to kadencja Walczaka skończy się wtedy, kiedy Nowaka i Michalskiego, a więc nie będzie trwać 3, a 2 lata. Wspólna kadencja oznacza, że mandaty wszystkich członków Zarządu pełniących te funkcję w dniu zakończenia kadencji wygasają jednocześnie.

Na koniec jeszcze odpowiedzmy sobie kiedy de facto dokładnie kończy się kadencja – jeśli nie postanowimy inaczej w umowie Spółki, to skończy się ona z upływem dnia (północ), w którym odbyło się Zgromadzenie Wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za pełny rok obrotowy – przy czym należy pamiętać, że zgodnie z treścią art. 231 kodeksu spółek handlowych - zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, które powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Co zrobić gdy Zgromadzenie trwa dłużej niż jeden dzień?

Biorąc pod uwagę art. 231§2 pkt.1 k.s.h., który mówi, że przedmiotem obrad Zgromadzenia powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy – uważam, że głosowanie nad sprawozdaniem zarządu z działalności spółki i nad sprawozdaniem finansowym mają tu kluczowe znaczenie i to z upływem tego dnia, w którym miało miejsce to konkretne głosowanie następuje moment wygaśnięcia mandatu członków Zarządu Spółki, nie zaś z ostatnim dniem Zgromadzenia Wspólników.

Podsumowując umowa Spółki jest bardzo ważnym dokumentem, który powinien możliwie szczegółowo określać tak ważną kwestię, jaką niewątpliwie jest kadencyjność jego organu zarządzającego.