Reprezentacja Spółki z o.o. z wyłączeniem art. 210 k.s.h.

Od momentu podpisania umowy spółki (albo aktu założycielskiego) do chwili wpisania Spółki do KRSu istnieje tzw. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, brak jej osobowości prawnej jak Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, ale ma podmiotowość prawną – może we własnym imieniu nabywać prawa ( w tym własność nieruchomości) zaciągać zobowiązania jak i pozywać czy być pozywaną, może prowadzić działalność gospodarczą oraz może zatrudniać pracowników, może być też stroną umów, chyba, że przepis szczególny to wyłącza. Spółkę z o.o. w organizacji zgodnie z art. 161§2 reprezentuje albo Zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Zarząd może być powołany już w umowie spółki, albo w późniejszej uchwale wspólników. 
          Ważne jest tu słowo "albo" ponieważ oznacza, że pełnomocnik działa tylko jak Spółka nie może być reprezentowana przez Zarząd, po powołaniu Zarządu reprezentowanie Spółki z o.o. w organizacji przez pełnomocnika będzie niedopuszczalne. 
           Kolejną ważną kwestą jest ustalenie czy można powołać prokurenta w Spółce z o.o. w organizacji, otóż Spółka z o.o. w organizacji jest przedsiębiorcą podlegającym obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, a co za tym idzie można w niej powołać prokurenta. Nie będzie on jednak mógł reprezentować Spółki do chwili jej wpisu do rejestru, co określa powołany wyżej paragraf art. 161 kodeksu spółek handlowych.

Jeżeli wspólnicy chcą powołać pełnomocnika do czynności wymagających formy aktu notarialnego np. do nabycia własności nieruchomości to jednomyślna uchwała musi zostać zaprotokołowana w formie aktu notarialnego.

Istotne jest także to, że  w jednoosobowej Spółce z o.o. w organizacji jedyny wspólnik może tylko zgłosić Spółkę do KRSu, nie ma innych praw związanych z reprezentacją Spółki co za tym idzie nie może nawet jeśli powołamy go do zarządu to nie może on działać za spółkę ani jako samodzielny członek Zarządu, ani łącznie z innym członkiem zarządu, nie może zostać też pełnomocnikiem Sp. z o.o. w organizacji.

Zgodnie z §1 art. 201 kodeksu spółek handlowych – Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Kodeks jasno przesądza, że organem Spółki odpowiedzialnym za jej reprezentację jest Zarząd, który składać się może z jednego lub większej liczby członków w zależności od zapisów zawartych w umowie Spółki. Co do zasady członków Zarządu powołują uchwałą wspólnicy Spółki, mogą oni jednak uregulować sposób powołania członków Zarządu odmiennie np. oddając to uprawnienie Radzie Nadzorczej. Nie ma żadnych przeszkód, aby członkiem Zarządu został jeden ze wspólników Spółki.

Sposób reprezentacji Spółki z o.o. przez członków Zarządu określa umowa spółki, a w przypadku jednoosobowej Spółki z o.o. jej akt założycielski, jeśli stosowne zapisy nie znajdą się w umowie Spółki to w przypadku Zarządu wieloosobowego należy posiłkować się art. 205 kodeksu spółek handlowy – który wprowadza wówczas zasadę wymagającą przy reprezentacji Spółki współdziałania dwóch członków Zarządu lub jednego członka Zarządu i prokurenta. Z kolei oświadczenia składane Spółce jak i doręczenia pism mogą być składane wobec jednego członka Zarządu lub prokurenta.

Na sposób reprezentacji nie ma wpływu zmiana liczby członków zarządu tzn. jeśli np. w skład Zarządu Spółki wchodzą: Kowalski – Prezes zarządu, Nowak – Vice prezes i Malinowski – członek zarządu, a umowa spółki zakłada, że do reprezentacji potrzebne jest współdziałanie dwóch członków Zarządu to śmierć lub odwołanie jednego z nich nie ogranicza możliwości działania dwóch pozostałych.

Członkowie Zarządu mogą działać już od momentu podjęcia uchwały o powołaniu ich na stanowisko w Zarządzie, wpis do KRSu ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że prawidłowo przyjęta uchwała o powołaniu (bezwzględna większość głosów i głosowanie tajne) wystarcza, aby nowo powołany działał za Spółkę, pytanie jednak jak w takiej sytuacji należy sprawdzić czy ów człowiek faktycznie jest uprawniony do reprezentacji podmiotu w obrocie skoro nie będzie figurował w KRSie?

Co do zasady powinniśmy w takiej sytuacji zażądać protokołu ze zgromadzenia wspólników podpisanego przez przewodniczącego i osobę sporządzającą (jeśli w formie aktu notarialnego to tą osobą będzie notariusz/ zastępca notarialny/ lub aplikant działający z upoważnienia notariusza), który to protokół w swej treści będzie zawierał uchwałę podjętą bezwzględną większością głosów (więcej za niż przeciw i wstrzymujących się) w głosowaniu tajnym. Zdarzyć się jednak może, że na mocy umowy Spółki to nie wspólnicy będą uprawnieni do wyboru członków Zarządu, wtedy należy zażądać albo protokołu z posiedzenia rady nadzorczej podpisanego przez wszystkich obecnych członków rady z uchwałą podjętą w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów (więcej za niż przeciw, a głosów wstrzymujących się nie bierzemy pod uwagę) albo powołania podpisanego przez podmiot uprawniony w umowie Spółki/ akcie założycielskim do powoływania członków Zarządu.

         

Co w sytuacji gdy osoba figuruje jako członek Zarządu naszej spółki, ale nie chcemy już aby dokonywała w jej imieniu jakichkolwiek czynności?

Niestety póki dana osoba jest w KRSie, może jeszcze namieszać w naszym biznesie – dopiero od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowo Gospodarczym nikt nie będzie mógł zasłaniać się nieznajomością wpisu, a domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Rodzi to pewne ryzyko ponieważ umowa zawarta przez osobę odwołaną z Zarządu będzie ważna w obrocie – będzie wywoływać dla naszej Spółki skutki prawne, chyba, że kontrahent naszego ex reprezentanta działał wiedząc lub mając łatwą możliwość dowiedzenia się, że ów ex reprezentant nie jest już członkiem Zarządu w naszej Spółce. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której Kowalski w odwecie za utratę stanowiska decyduje się sprzedać nieruchomość naszej Spółki poniżej wartości rynkowej narażając nasz biznes na straty. 

Jak tego uniknąć?

Po pierwsze powinniśmy wprowadzić w umowie Spółki łączną reprezentację, to utrudni takie zachowania, po drugie przy wszystkich kluczowych dla Spółki czynnościach wprowadzić dodatkowe obwarowanie w postaci uchwały Zgromadzenia wspólników wyrażającej zgodę na dane działanie, a po trzecie jak kogoś odwołujemy ze stanowiska w Zarządzie opublikujmy informację o tym na naszej stronie internetowej i przekażmy ją kluczowym klientom. Te proste rozwiązania pomogą nam w dużym stopniu ograniczyć ryzyko.

Dla kwestii związanych z reprezentacją Sp. z o.o. istotne znaczenie ma jeszcze parę artykułów kodeksu spółek handlowych i tak:

Art. 229 kodeksu spółek handlowych

„Umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki”

Przy czym środki trwałe to wedle art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości: rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Spółki. (np. nieruchomości, maszyny itp.). Zaś zgodnie z art.3 pkt 17 ustawy o rachunkowości środkami trwałymi nie są inwestycje tzn. aktywa posiadane przez Spółkę w celu osiągnięcia z nich korzyści ekonomicznych.

Art. 229 wskazuje, że jeśli nie ujęliśmy w umowie Spółki planu zakupu

a)     nieruchomości albo

b)     udziału w nieruchomości lub

c)      środków trwałych

za cenę przewyższającą ¼ (jedną czwartą) kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych,

a dokonaliśmy takiego zakupu przed upływem 2 (dwóch) lat od zarejestrowania Spółki to aby umowa zakupu była ważna powinniśmy mieć uchwalę wspólników wyrażającą zgodę na dokonanie transakcji.

Uwaga 1. podzielenie transakcji na kilka etapów nie zwolni nas tutaj z konieczności posiadania uchwały Wspólników.  

Uwaga 2. Możemy opisać umowę w umowie Spółki, wtedy uchwała wspólników podjęta bezwzględną większością głosów, w tym zakresie będzie zbędna należy jednak pamiętać, aby w takim opisie zawrzeć wszelkie istotne informacje dotyczące przedmiotowego zakupu to jest np. położenie nieruchomości, nr księgi wieczystej, cenę itp.

Co jeśli Spółka nie dopełni postanowień zawartych w art. 229 k.s.h.?

Umowa jest nieważna, ale Wspólnicy mogą ją konwalidować, mają na to 2 miesiące od dnia zawarcia umowy. Konwalidacja polega na podjęciu uchwały wyrażającej zgodę na czynność. Takie potwierdzenie ma moc wsteczną od chwili zawarcia umowy. Jeśli upłynie termin 2 miesięcy to umowa jest bezwzględnie nieważna.

Przedmiotowa uchwała, o której mowa w art. 229 k.s.h. nie jest wymagana do przedwstępnej umowy sprzedaży nie mniej jednak ze względów bezpieczeństwa obrotu jeśli nasz kontrahent będzie jej potrzebował przy umowie przyrzeczonej to starajmy się doprowadzić do tego, aby stosowna uchwała została podjęta już przed zawarciem umowy przedwstępnej.

Przy pierwokupach, uchwała musi być sporządzona już przed zawarciem umowy warunkowej.

Art. 228 pkt 3 k.s.h.

Uchwały wspólników, poza innymi sprawami wymienionymi w niniejszym dziale lub umowie spółki, wymaga zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego, 

Art.55¹ kodeksu cywilnego

Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej.

Obejmuje ono w szczególności:

1)       oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa);

2)       własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;

3)       prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych;

4)       wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;

5)       koncesje, licencje i zezwolenia;

6)       patenty i inne prawa własności przemysłowej;

7)       majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;

8)       tajemnice przedsiębiorstwa;

9)       księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Co jeśli Spółka nie dopełni postanowień zawartych w art. 228 pkt 3 k.s.h.?

Umowa jest nieważna, ale Wspólnicy mogą ją konwalidować, mają na to 2 miesiące od dnia zawarcia umowy. Konwalidacja polega na podjęciu uchwały wyrażającej zgodę na czynność. Takie potwierdzenie ma moc wsteczną od chwili zawarcia umowy. Jeśli upłynie termin 2 miesięcy to umowa jest bezwzględnie nieważna.

Art. 228 pkt 4 k.s.h.

 Uchwały wspólników, poza innymi sprawami wymienionymi w niniejszym dziale lub umowie spółki, wymaga  nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,

Co jeśli Spółka nie dopełni postanowień zawartych w art. 228 pkt.4 k.s.h.?

Umowa jest nieważna, ale Wspólnicy mogą ją konwalidować, mają na to 2 miesiące od dnia zawarcia umowy. Konwalidacja polega na podjęciu uchwały wyrażającej zgodę na czynność. Takie potwierdzenie ma moc wsteczną od chwili zawarcia umowy. Jeśli upłynie termin 2 miesięcy to umowa jest bezwzględnie nieważna.

Przy czym jeśli Wspólnicy wyłączyli stosowanie art. 228 pkt 4 w umowie Spółki to czynność będzie ważna pomimo braku uchwały wspólników, a członkowie Zarządu reprezentujący Spółkę przy tej umowie mogą ponieść odpowiedzialność przewidzianą w art. 293 k.s.h.

Art. 293. § 1. Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

§ 2. Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności.

Art. 230 k.s.h.

Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Przepisu art. 17 § 1 nie stosuje się.

Stosowanie tego artykułu można wyłączyć w umowie Spółki.

Art. 17. § 1.  Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Podsumowując problematyka reprezentacji Spółki z o.o. jest wieloaspektowa i złożona, łatwo popełnić tutaj błąd, który może mieć istotne znaczenie dla Spółki, art. 210 kodeksu Spółek handlowych –

Art. 210. § 1.  W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

§ 2.  W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

- zostanie omówiony w osobnym artykule.