Pełnomocnictwo, a biznes - podstawowe kwestie.

Czasami zdarzają się sytuacje w biznesie, w których trzeba działać w kilku miejscach na raz, wtedy można ten problem rozwiązać na kilka sposobów.

Po pierwsze w spółkach poprzez odpowiednie określenie zasad reprezentacji, ale to zależy od typu spółki oraz od rozwiązań przyjętych przez wspólników w umowie Spółki.

Po drugie można też ustanowić do tego celu specjalne pełnomocnictwo handlowe zwane prokurą – ma ona szerszy zakres od zwykłego pełnomocnictwa, została dedykowana przedsiębiorcom.

W obrocie występują trzy rodzaje prokur samoistna, łączna oraz oddziałowa, a doktryna wyróżnia jeszcze kilka. Nie mniej jednak, aby móc ustanowić prokurę trzeba spełnić kumulatywnie dwa warunki po pierwsze trzeba być przedsiębiorcą po drugie trzeba podlegać obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców (art. 109¹ kodeksu cywilnego).

Spółki uregulowane w kodeksie spółek handlowych bez wątpienia warunki te spełniają. Problem pojawia się w przypadku przedsiębiorców wpisanych nie do Krajowego Rejestru Sądowego, a do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Obecne przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie udzielają bowiem wprost odpowiedzi dotyczącej możliwości udzielania prokury przez przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, dlatego jest to zagadnienie sporne. W ustawie w chwili obecnej w art. 25 ust.1 pkt 11 mowa jest tylko o pełnomocniku.

Moim zdaniem możliwość udzielania prokury przez przedsiębiorcę powinna być przez ustawodawcę zagwarantowana, każde inne rozwiązanie osłabiałoby jego pozycję względem spółek prawa handlowego, co wydaje się być wręcz niekonstytucyjne. De lege ferenda należałoby jednoznacznie przesądzić o możliwości udzielania prokury przez przedsiębiorcę wprowadzając odpowiedni zapis do ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, oraz wprowadzając do systemu CEiDG, osobne miejsce na wpisanie prokury.

Niemniej jednak w chwili obecnej jest to kwestia sporna, a nasza firma nie powinna opierać się na dyskusyjnych fundamentach w tak kluczowej kwestii jaką niewątpliwie jest jej reprezentacja. Stąd też instytucja pełnomocnictwa wydaje się także w przypadku prowadzenia biznesu bardzo ważna. Jej uregulowanie prawne znajduje się w kodeksie cywilnym, artykuły od 98 do 109.

W prawie polskim wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje pełnomocnictw. Po pierwsze pełnomocnictwo ogólne do czynności zwykłego zarządu. Po drugie pełnomocnictwo rodzajowe do czynności przekraczających zwykły zarząd przy którym mamy wskazany ich rodzaj, nie są zaś one indywidualnie określone dla łatwiejszego zrozumienia chodzi np. o pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości – niesprecyzowanych konkretnie. Po trzecie pełnomocnictwo szczególne do zawarcia jednej bądź kilku konkretnych jasno sprecyzowanych czynności.

W działalności każde z tych pełnomocnictw może okazać się potrzebne np. chcemy, aby ktoś brał udział w naszym imieniu w licytacjach nieruchomości nie precyzując jakich wtedy wystawienie mu pełnomocnictwa rodzajowego będzie trafnym rozwiązaniem.

Pamiętajmy o formie, w wielu wypadkach ustawa dopuszcza formę zwykłą pisemną. Jednak ustawa sobie, a obrót sobie. Jeśli pełnomocnictwo ma być wystawione przez mocodawcę w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą zawsze należy iść z tą sprawą do notariusza, w zależności od ciężaru gatunkowego zróbmy albo pełnomocnictwo z poświadczeniem notarialnym podpisu mocodawcy, albo pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Zabezpieczy to nasze interesy i ułatwi pracę pełnomocnikowi, czy to w urzędach czy w relacjach z kontrahentami.

Co do zasady pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane. W przypadku odwołania pamiętajmy o tym by powiadomić o odwołaniu osoby, z którymi pełnomocnik kontaktował się w naszym imieniu (najlepiej powiadomić je tak, aby pozostał nam ślad o przekazaniu takiej informacji) zabezpieczy to nas przed działaniami pełnomocnika już nie umocowanego, który mógłby chcieć działać dalej na naszą szkodę. W przypadku braku poinformowania kontrahent będzie mógł powołać się na fakt, iż nikt nie poinformował go o wygaśnięciu pełnomocnictwa i działał w dobrej wierze i zaufaniu do naszego mandanta. W takiej sytuacji jeśli nie poinformujemy o tym, że pełnomocnik już dla nas nie działa, czynność przez niego dokonana będzie ważna.

Pełnomocnictwo może być też nieodwołalne, ale będzie to przedmiotem odrębnego wpisu.

Na teraz powiem Wam jeszcze, że możemy pozwolić naszemu pełnomocnikowi na substytucję czyli na umocowanie dla nas kolejnego pełnomocnika w naszej sprawie, takie przyzwolenie musi jednak być wprost zapisane w pełnomocnictwie

„X oświadcza, że upoważnia Y do ustanawiania dalszych pełnomocników (substytucja)”.

Podsumowując pełnomocnictwa to użyteczna instytucja w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej należy z niej korzystać pamiętając jednak o tym, że należy mieć zaufanie do osób, które pragniemy umocować do reprezentacji.